Einstellung von Arbeitnehmern: Der erste Mitarbeiter – so läuft alles richtig!
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Einstellung von Arbeitnehmern: Der erste Mitarbeiter – so läuft alles richtig!

Die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter anzustellen ist für viele Gründer ein ganz besonderer Moment. Das eigene Business nimmt Fahrt auf und ist auf Wachstumskurs. Was es bei der Suche und der Einstellung von Arbeitnehmern zu beachten gibt, erklärt Dr. Frauke Kamp, Expertin für Arbeits- und Sozialversicherungsrecht der IHK für München und Oberbayern.

Frau Dr. Kamp, worauf sollten Startups beim Bewerbungsverfahren achten?

Grundsätzlich herrscht Vertragsfreiheit, d. h. sowohl der (zukünftige) Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer dürfen sich frei entscheiden, mit wem er zu welchen Konditionen einen Arbeitsvertrag abschließen möchte. Einige gesetzliche Vorgaben sind aber auch schon bei der Suche nach geeigneten Kandidaten und im Einstellungsverfahren zu beachten.

Geschlechtsneutrale Ausschreibung

Nach § 11 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) dürfen Stellenausschreibungen nicht diskriminierend sein. Das bedeutet, dass schon in der Stellenanzeige keine Vorgaben zu Merkmalen wie etwa Geschlecht, Alter, Religion und ähnlichem gemacht werden dürfen  — es sei denn, diese sind durch die besonderen Anforderungen der Stelle gerechtfertigt. So darf bei der zur Besetzung anstehenden weiblichen Hauptrolle selbstverständlich explizit eine Schauspielerin gesucht werden. Ergeben sich solche Vorgaben aber nicht notwendigerweise aus der Tätigkeit, muss die Ausschreibung neutral erfolgen. Dabei ist neuerdings auch die Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts zum sogenannten „dritten Geschlecht“ zu berücksichtigen. Eine geschlechtsneutrale Ausschreibung beinhaltet demnach zur Berufsbezeichnung den Zusatz („männlich/weiblich/divers“). Bei vielen Tätigkeiten gibt es auch einen geschlechtsneutralen Oberbegriff, der dann ohne Zusätze verwendet werden kann („Reinigungskraft“).

Darüber hinaus besteht nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (§ 7 TzBfG) die Verpflichtung, einen Arbeitsplatz auch als Teilzeitarbeitsplatz auszuschreiben, wenn sich der Arbeitsplatz hierfür eignet.

Lädt der Arbeitgeber zum Vorstellungsgespräch ein, ist er grundsätzlich verpflichtet, dem Bewerber die hierfür anfallenden Fahrt-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten zu erstatten, auch wenn es nicht zum Abschluss eines Arbeitsvertrages kommt. Es ist aber möglich, diesen Anspruch auszuschließen. Allerdings muss der Arbeitgeber hierauf bereits zuvor in der Einladung zum Vorstellungsgespräch unmissverständlich hinweisen, so dass der Bewerber sich frei entscheiden kann, ob er das Vorstellungsgespräch auf eigene Kosten wahrnehmen möchte.

Welche Punkte müssen und welche können im Arbeitsvertrag vereinbart und geregelt werden? Gibt es besondere Formen?

Für den Abschluss eines Arbeitsvertrages reicht es schon, wenn Einigkeit über die Art der Tätigkeit, den zeitlichen Umfang und die dafür zu zahlende Vergütung erzielt wird. Die Vereinbarung muss nicht schriftlich erfolgen, auch mündliche Arbeitsverträge sind wirksam. Es empfiehlt sich aber aus Beweisgründen stets, die getroffenen Vereinbarungen schriftlich niederzulegen. Wenn nur eine mündliche Vereinbarung erfolgt, muss der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer gemäß dem Nachweisgesetz ohnehin spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn eine Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen aushändigen.

Auch wenn für den Abschluss eines Arbeitsvertrages bereits die Einigung über Art und Umfang der Tätigkeit und die Vergütung ausreichend ist, werden in den meisten Fällen noch weitere Regelungen getroffen, etwa zur Urlaubsdauer, zu den Kündigungsfrist und weiteren Einzelheiten im Vertragsverhältnis. Gibt es solche Regelungen nicht, gelten die gesetzlichen (Mindest-)Bedingungen. Näheres zum Vertragsabschluss im IHK-Merkblatt Einstellung von Arbeitnehmern.

Möglich ist auch die Vereinbarung von speziellen Bedingungen, so zum Beispiel die Befristung des Arbeitsvertrages. Hier gelten besondere Voraussetzungen, außerdem ist eine Befristung nur dann wirksam möglich, wenn sie vor Arbeitsaufnahme schriftlich vereinbart wird, siehe im Einzelnen IHK Merkblatt Befristung von Arbeitsverhältnissen.

Meldepflichten des Arbeitgebers

Welche Unterlagen benötigen Startups für die Anmeldung der Arbeitnehmer?

Ist ein geeigneter Arbeitnehmer gefunden und der Arbeitsvertrag abgeschlossen, muss die Anmeldung des Arbeitnehmers beim Finanzamt und den Sozialversicherungen erfolgen. Viele Arbeitgeber beauftragen hierfür einen Steuerberater. Grundsätzlich können die Meldepflichten aber auch selbst erfüllt werden.

Zunächst ist bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer zu beantragen. Der Antrag wird elektronisch über die Internet-Seite der Bundesagentur gestellt. Für die Anmeldung bei den Sozialversicherungen wird die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers benötigt. Die Meldung erfolgt für alle Sozialversicherungen über die Krankenkasse des Mitarbeiters als Haupteinzugsstelle per Datenfernübertragung. Handelsübliche Lohnabrechnungsprogramme verfügen über entsprechende Schnittstellen. Die Meldung muss mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens aber sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn erfolgen.

Die Anmeldung beim Finanzamt erfolgt ebenfalls in elektronischer Form über die Seite www.elster.de. Vom Arbeitnehmer wird die Steuer-Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Angabe benötigt, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Aufgrund dieser Daten werden dann elektronisch vom Finanzamt die sogenannten ELStAM, also die Steuerdaten des Arbeitnehmers übermittelt, auf deren Basis die Abrechnung erfolgt. Die auf dieser Basis errechnete Steuer muss vom Arbeitgeber einbehalten und direkt an das Finanzamt abgeführt werden.

Außerdem ist die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft/Unfallversicherung Pflicht. Hier gibt es je nach Branche unterschiedliche Zuständigkeiten. Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, erfährt man unter www.dguv.de.

Welche Sozialabgaben trage ich als Arbeitgeber? Wann sind diese fällig?

Der Arbeitgeber trägt den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, d. h. er ist verpflichtet, sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil zu Kranken-, Pflege , Renten- und Arbeitslosenversicherung insgesamt an die Krankenversicherung des Arbeitnehmers als Einzugsstelle abzuführen. Die entsprechenden Arbeitnehmeranteile werden von der Vergütung des Arbeitnehmers in Abzug gebracht. Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag muss spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Monats auf dem Konto der Krankenversicherung eingehen.

Darüber hinaus sind bei der Krankenversicherung auch die Beiträge zum Umlageverfahren zu entrichten. Aus den Mitteln der Umlageverfahren erhalten Kleinbetriebe eine Erstattung, wenn sie Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bzw. Mutterschutzleistungen erbringen.

Die Beiträge zur Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung) trägt der Arbeitgeber allein, über Höhe und Fälligkeit informiert die jeweils zuständige Berufsgenossenschaft.

Von Minijob und Sofortmeldepflicht

Gibt es weitere Meldepflichten, auf die geachtet werden muss?

Wenn ein Arbeitnehmer lediglich geringfügig beschäftigt wird („450-Euro-Job“), erfolgen die Meldungen und Beitragszahlungen insgesamt über die Minijob-Zentrale.

In bestimmten Branchen, in denen ein erhöhtes Schwarzarbeitsrisiko angenommen wird, wie etwa im Baugewerbe oder in der Gastronomie, besteht eine zusätzliche Sofortmeldepflicht. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber bereits bei Beschäftigungsbeginn eine elektronische Meldung an die deutsche Rentenversicherung abgeben muss. Näheres zu den betroffenen Branchen und zum Verfahren unter www.deutsche-rentenversicherung.de. In diesen Branchen besteht grundsätzlich nach dem Mindestlohngesetz auch eine Dokumentationspflicht hinsichtlich der Arbeitszeiten, zu Einzelheiten siehe IHK-Merkblatt Mindestlohn.

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