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5 Hacks für effektives und digitales Bewerbermanagement

Eine ordentliche Stellenausschreibung ist nur der erste Schritt auf dem Weg für ein Startup, neue MitarbeiterInnen zu finden. Für den sich anschließenden Bewerbermanagement-Prozess gibt Melanie Stäblein vom Recruitung-Allrounder Workwise 5 Tipps. Ein Gastbeitrag.

Wie wirst Du effizienter in der Auswahl von BewerberInnen und hältst Deine Kapazitäten für andere Aufgaben frei? In unserem letzten Gastbeitrag ging es um die Personalsuche für Startups und wie Du damit beginnen kannst. Heute beschäftigen wir uns mit dem Bewerbermanagement und den Recruiting-Prozessen dahinter.

Dein Tisch oder Dein Projektmanagementtool quillt über? Streamline Deine Recruiting-Prozesse mit unseren Tipps. Denn organisierst Du Deine Mitarbeitersuche im Startup effizient, sparst du Zeit und kannst Dich um Themen wie den Vertrieb, die InvestorInnen oder den Ausbau der Webseite kümmern.

Ein Vorteil ist auch: Mit einem schnellen Bewerbungsprozess punktest Du bei den BewerberInnen und sicherst dir die besten Arbeitskräfte.

Aber keine Sorge, wir haben in unserem Team aus ExpertInnen rund um Recruiting, HR und Jobsuche nach konkreten Tipps gefragt, die Du direkt anwenden kannst, um im Recruiting Erfolge zu erzielen.

1. Eine E-Mail-Adresse für BewerberInnen

Es mag vielleicht naheliegend klingen – ist aber ein Tipp, den wir häufig zu Beginn einer Zusammenarbeit geben: Mit einer eigenen E-Mail-Adresse für BewerberInnen, wie zum Beispiel jobs@deinstartup.de oder bewerbung@deinstartup.de, wissen die KandidatInnen, dass ihre Bewerbung bei der richtigen Person landet. So verzichten sie gegebenenfalls eher darauf, nachzufragen, ob ihre Bewerbung ankam und Du hast weniger Aufwand zu antworten. Das kannst Du übrigens auch verhindern, indem Du direkt Eingangsbestätigungen verschickst – wenn Du diese nicht automatisch eingerichtet hast.

Eine Vorlage, die Du jeweils personalisierst, hilft dir, schnell den Eingang zu bestätigen und zu antworten. Die E-Mail sollte sowohl eine Bedankung als auch den Hinweis enthalten, wann BewerberInnen mit einer Antwort rechnen können.

2. Recruiting-Prozess organisieren

Je nachdem wie viele Stufen Du im Bewerbungsprozess integrierst (Telefoninterview, persönliches Gespräch, Probetag), wird es schwieriger, den Überblick zu behalten. Notiere bei BewerberInnen, in welchem Status sie sich gerade befinden. So weißt du jederzeit, mit welcher Priorität Du Dich um die Bewerbungen kümmern musst.

Ein Bewerbermanagementsystem anstatt einer Excel oder der puren Organisation über dein E-Mail-Postfach erleichtert die Einteilung in verschiedene Status enorm. Gleichzeitig bieten die meisten Tools eine Vielzahl an Funktionen, die Dir den Prozess zusätzlich vereinfachen.

Wichtig ist, von Anfang an eine Struktur zu etablieren. Einladungen zum Vorstellungsgespräch, Ab- und Zusagen solltest Du immer über Dein Tool abwickeln – alle Bewerbungen sollten im Tool landen. So ist auch die Zusammenarbeit im Team leichter und Ihr sucht keine Informationen an verschiedenen Orten.

3. Wichtige Tools im HR verknüpfen

Verbinde Dein Bewerbermanagement-Tool direkt mit Deinem HR-System. Schnittstellen zwischen solchen Systemen sind besonders wichtig und zeitsparend, damit Du Daten nicht händisch übertragen musst. Schaue am besten direkt in Deinem HR-Tool, welche Schnittstellen geboten werden.

Bist Du noch in der Auswahl einer geeigneten Lösung für Dein HR, kannst Du Dir hier durchlesen, ob eine Komplettlösung oder einzelne Tools für Dich am sinnvollsten sind.

Grundsätzlich hängt es von Deinen Anforderungen ab, welche Tools Du einsetzen solltest. Die Mitarbeitenden, deren Zufriedenheit und die Suche nach passenden, neuen Mitgliedern für Dein Team sind wichtige Erfolgsfaktoren Deines Startups. Mehr über die Mitarbeitersuche für Startups erfährst Du auch in unserem letzten Gastartikel.

4. Kollaboration und Notizen machen

Egal ob Du gemeinsam mit deinem Team oder alleine nach Mitarbeitenden suchst, solltest du Dir nach jedem Kontakt mit BewerberInnen, Notizen über wesentliche Informationen machen. Besonders bei einer größeren Menge an Bewerbungen oder auch parallelen Tätigkeiten, die Du abdecken musst, behältst Du so den Überblick.

Organisierst Du das Recruiting über ein Bewerbermanagementsystem, können Deine KollegInnen ebenfalls Notizen machen. Ihr könnt diese gegenseitig Einsehen und so schneller zusammenarbeiten und eine sinnvolle Entscheidung treffen.

5. Absagen schreiben

Es macht immer Sinn freundlich abzusagen – oder auch überhaupt abzusagen! Ein Muster und Tipps für AGG-konforme Absageschreiben findest Du hier. Und warum solltest Du immer freundlich absagen? Viele BewerberInnen, die aktuell nicht zu der Stelle passen, könnten zu einem späteren Zeitpunkt interessant sein.

Ist Dein Startup gewachsen? Benötigst Du neue und andere Profile und Fachkräfte? Hast Du ehemalige BewerberInnen abgespeichert, kannst Du sie bei neuen offenen Positionen durchgehen und kontaktieren, bevor Du die Stelle extra ausschreibst. Gegebenenfalls konnten ehemalige BewerberInnen sogar neue Fähigkeiten seit eurem letzten Kontakt hinzugewinnen, haben nun bereits mehr Berufserfahrung vorzuweisen und passen von ihrer Qualifikation noch besser. Ein sogenannter Talent Pool ermöglicht es Dir, Profile zu Speichern und mit extrem geringen Kosten und Aufwand Stellen zu besetzen.

Fazit

Wir hoffen, diese fünf schnellen Tipps unterstützen Dich und helfen Dir bei Deinem digitalen Bewerbermanagement, sodass Du zeitsparend BewerberInnen glücklich machen und überzeugen kannst.

Ein kostenloses Bewerbermanagementsystem von Workwise findest Du bei uns auf der Plattform. Warum? Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Mitarbeitende für Unternehmen zu finden und zu vermitteln. Dabei haben wir immer wieder gemerkt, dass gerade Startups und kleine Unternehmen kein digitales Tool für das Bewerbermanagement nutzen. Deshalb stellen wir unsere Plattform kostenfrei für alle zur Verfügung – auch wenn kein bezahlter Service von Workwise gebucht wird. Denn von einem digitalen Recruiting-Prozess profitieren alle Jobsuchenden und Unternehmen gleichermaßen.

Gastbeitrag von Melanie Stäblein

Gastbeitrag von Melanie Stäblein

Melanie Stäblein schreibt seit 2019 bei Workwise zu Themen aus der Welt des Personalwesens. Durch Workwise finden über 1.700 Unternehmen passende Menschen für ihre Jobs. Workwise ist die Recruiting-Lösung mit allen Werkzeugen und einem kostenlosen Tool für ein digitales Recruiting, individueller Beratung und Vermarktung mit Zugang zu über 250.000 KandidatInnen.

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