Personio verfolgt mit der Übernahme von Circula eine klare Strategie. Bislang getrennte Prozesse sollen zusammengeführt werden, dadurch können Personaldaten, Lohnabrechnung und Ausgabenmanagement zukünftig auf einer Plattform zusammenlaufen.
Bislang arbeiten HR- und Finanzabteilungen meist mit unterschiedlichen Systemen. Durch eine einheitliche Plattform wären viele Arbeitswege erleichtert. Auslagen, Gehaltsdaten, Benefits und Firmenkarten haben jeweils steuerliche und regulatorische Auswirkungen und müssen teilweise wieder in Lohn- oder Finanzbuchhaltung übertragen werden.
Personio bezeichnet die Kombination als erste europäische Plattform, die HR, Payroll und Ausgabenmanagement auf diese Weise zusammenführt. Circula ist dabei kein unbekannter Partner: Beide Unternehmen arbeiten bereits seit mehreren Jahren zusammen, hunderte gemeinsame KundInnen nutzen nach Unternehmensangaben schon heute die Integration der beiden Systeme.
Circula bringt 250.000 Nutzende und DATEV-Know-how mit
Circula wurde 2017 in Berlin gegründet und hat sich auf das Ausgabenmanagement für europäische Unternehmen spezialisiert. Die Plattform deckt unter anderem Auslagen, Reisekosten, Firmenkarten, Mitarbeiter-Benefits und Eingangsrechnungen ab.
Nach aktuellen Unternehmensangaben nutzen mehr als 3.000 Unternehmen mit insgesamt 250.000 Nutzenden die Software. Circula ist zudem DATEV-Premium-Partner und hat seine Plattform mit Blick auf das deutsche Steuerrecht und GoBD-konforme Ausgabenprozesse entwickelt.
Genau diese Spezialisierung ist für Personio relevant. Der Münchner Softwareanbieter hat in den vergangenen Jahren seine eigene Payroll-Lösung aufgebaut. Durch Circula kommt nun steuerliches und regulatorisches Know-how für die Ausgabenseite hinzu.
Das Ziel ist es, Gehälter, Benefits, Auslagen und Firmenkarten aus Sicht der Unternehmen nicht mehr als voneinander getrennte Prozesse zu behandeln.
DATEV-Integration soll tiefer in Personio und Circula greifen
Eine wichtige Rolle spielt dabei DATEV. Sowohl Personio als auch Circula verfügen bereits über Integrationen, über die Daten an Systeme für Lohn- beziehungsweise Finanzbuchhaltung übertragen werden können.
Nach der Übernahme sollen diese Schnittstellen weiter ausgebaut werden. Die Unternehmen wollen zudem die Zusammenarbeit mit SteuerberaterInnen stärker verzahnen. Beide Anbieter haben nach eigenen Angaben Communities mit jeweils mehreren hundert SteuerberaterInnen aufgebaut.
Für Personio ist das strategisch interessant, denn je mehr HR-, Payroll- und Finanzprozesse innerhalb einer Plattform miteinander verbunden sind, desto weniger Daten müssen Kunden zwischen spezialisierten Einzellösungen synchronisieren. Gleichzeitig steigt allerdings auch die Bedeutung einer stabilen Integration mit etablierten Buchhaltungs- und Steuerlösungen wie DATEV.
Circula bleibt als eigenständiges Produkt verfügbar
Für bestehende Circula-KundInnen soll sich zunächst wenig ändern. Seit dem 6. Oktober 2026 firmiert das Unternehmen als „Circula by Personio“, das Team wechselt zu Personio.
Circula soll aber nicht zu einem Produkt werden, das ausschließlich Personio-Kunden nutzen können. Unternehmen, die Circula ohne Personio einsetzen, können die Lösung weiterhin eigenständig nutzen. Sie soll auch als Standalone-Produkt weiterentwickelt werden.
Für gemeinsame Kunden ist dagegen eine zunehmend tiefere technische Integration geplant. Mitarbeiterdaten, Kostenstellen, Genehmigungsprozesse und Payroll-Daten lassen sich teilweise bereits heute zwischen beiden Systemen synchronisieren.
„Circula hat den Abgleich von Mitarbeiterdaten zwischen Ausgabenmanagement und HR-Plattform bereits gelöst und hunderte gemeinsame Kunden nutzen diese Integration schon heute. Bisher wurde aber steuerliche Logik beim Ausgabenmanagement und bei Payroll immer von zwei unterschiedlichen Unternehmen gebaut“,
so Nikolai Skatchkov, CEO und Mitgründer von Circula.
„Der Zusammenschluss mit Personio ändert das. Für unsere Kunden bleibt sowohl die DATEV-Integration als auch das Circula-Knowhow unverändert – aber HR, Auslagen und Payroll werden jetzt als gemeinsame Lösung gedacht.“
Übernahme folgt auf Personios erstes profitables Quartal
Der Circula-Deal fällt in eine neue Phase der Personio-Entwicklung. Das 2015 in München gegründete Unternehmen hatte im April 2026 mitgeteilt, erstmals ein profitables Quartal erreicht zu haben. Gleichzeitig übernahm Personio das Münchner Recruiting-KI-Startup Aurio. Damit setzt Personio innerhalb weniger Monate erneut auf einen Zukauf, um sein Produktportfolio zu erweitern.
Aktuell nutzen nach Unternehmensangaben mehr als 16.000 Unternehmen mit rund 1,6 Millionen Beschäftigten die HR- und Payroll-Plattform. Personio beschäftigt mehr als 1.500 Mitarbeitende an sechs europäischen Standorten.
