Gastbeitrag: „Das kleine 1 x 1: Rechnung schreiben leicht gemacht“

Gastbeitrag: „Das kleine 1 x 1: Rechnung schreiben leicht gemacht“

Sobald man als Startup seinen ersten Auftrag erledigt hat, steht man vor dem wichtigen Thema: Rechnungsstellung. Denn wer eine Rechnung schreiben muss, sollte dabei bestimmte Richtlinien beachten. Wie man eine professionelle Startup-Rechnung erstellt, erklärt dieser Beitrag.

Was ist eine Rechnung eigentlich genau?

Bei einer Rechnung handelt es sich um eine „Mitteilung über das aufgrund des Kaufvertrags fällige Entgelt“. Das klingt kompliziert, ist es aber eigentlich nicht. Im Prinzip fordert ein Startup mit einer Rechnung die Gegenleistung seiner erbrachten Leistung ein: Nämlich die Bezahlung.

Damit unterscheidet sich die Rechnung beispielsweise von der Quittung, die nur eine Zahlungsbestätigung darstellt, aber nicht als ordentliche Rechnung fungiert.

Wann müssen Startups eine Rechnung schreiben?

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben, um eine Leistung gegenüber seinem Kunden korrekt abzurechnen. Ein Kunde kann eine Rechnung also gesetzlich einfordern.

Wer eine Rechnung schreiben muss, kann sich dafür bis zu sechs Monate nach Leistungserbringung Zeit lassen. Sinnvoll ist es allerdings, zwischen Auftragserfüllung und Rechnungsstellung nicht allzu viel Zeit verstreichen zu lassen. Schließlich möchte man als Startup ja schnell bezahlt werden, oder?

Welche Inhalte muss eine Rechnung erfüllen?

Für die Rechnungsstellung sind bestimmte Pflichtangaben festgelegt. Eine Rechnung ist also nur dann gültig, wenn sie diese Pflichtangaben auch beinhaltet. Dazu zählen:

• Anschrift des Unternehmens und des Kunden
• Steuernummer des Unternehmens
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Leistungsdatum
• Angaben zum Produkt / zur Leistung
• Preis (Brutto, Netto, USt-Satz und USt-Betrag)

Darüber hinaus ist es sinnvoll, noch weitere freiwillige Rechnungsangaben zu machen:

• Zahlungsfrist
• Bankverbindung
• Weitere Kontaktinformationen (Email-Adresse, Telefonnummer)

Achtung Kleinunternehmer: Wer als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben will, der muss unbedingt darauf achten, dass die Rechnung umsatzsteuerfrei ist.

Rechnung schreiben und schnell bezahlt werden — wie geht das?

Normalerweise sieht der Ablauf der Rechnungsstellung so aus: Rechnung schreiben, Rechnung versenden, Zahlungseingang abwarten, Rechnung archivieren. Leider stellt die dritte Stufe im Rechnungsprozess manchmal ein Problem dar: Denn nicht alle Kunden zahlen pünktlich. Darum ist es wichtig, dass Startups immer wieder ihre Zahlungseingänge überprüfen — und überfällige Rechnungen auch einmahnen.

Aber auch vorbeugend kann man einiges tun, damit die Rechnung schneller bezahlt wird:

Skonto gewähren

Rechnung schreiben ohne Skonto? Besser nicht. Denn Skonto ist ein starker Anreiz für den Kunden, schnell zu bezahlen. Das liegt daran, dass er den Preisnachlass (meist in Höhe von ca. 3%) nur erhält, wenn er innerhalb einer sehr kurzen Zahlungsfrist — beispielsweise eine Woche — bezahlt.

Zahlungsfrist angeben

Wer sich eine Deadline setzt, erledigt seine Aufgaben meistens verlässlicher. Auch beim Kunden ist es so: Wird eine Zahlungsfrist auf der Rechnung angegeben, fühlt sich der Kunde dazu veranlasst, auch bis zu diesem Zeitpunkt zu bezahlen. Darum: Beim Rechnung schreiben unbedingt eine Zahlungsfrist angeben!

Online-Zahlungsoptionen anbieten

Ab und an sollte man sich auch als Startup ein Vorbild an etablierten Unternehmen wie Zalando nehmen. Wie bringen diese ihre Kunden dazu, schnell zu bezahlen? Indem sie Online-Zahlungsoptionen direkt im Online-Shop oder auf der Rechnung anbieten. Wer eine Rechnung schreiben will, sollte im Optimalfall also auch auf Online-Zahlung wie PayPal verweisen.

Was sollten Startups beim Rechnungsdesign beachten?

Ist die Rechnung geschrieben, muss als nächster Schritt ein professionelles Rechnungsdesign erstellt werden. Im Optimalfall orientiert sich das Rechnungsdesign am Corporate Design des Startups. Zumindest aber das Logo sollte auf der Rechnung platziert werden — damit der Kunde auf einen Blick erkennt, wem er diese Rechnung zuordnen muss.

Wichtig ist aber nicht nur das Layout der Rechnung, sondern auch die Struktur der Rechnung. Kunden sind eine bestimmte Rechnungsstruktur gewöhnt:

• Kopfzeile: Logo, Anschrift, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Fälligkeitsdatum
• Mittelteil: Angaben zum Produkt / zur Leistung inklusive Preis
• Fußzeile: Anschrift, Bankverbindung, weitere Kontaktinformationen

Wie wird eine Rechnung korrekt versendet?

Wer noch vor wenigen Jahren eine Rechnung schreiben musste, hat sie in der Regel ausgedruckt, unterschrieben und dann per Post versendet. Das ist heute nicht mehr notwendig.

Gerade Startups können hier Kosten und Aufwand einsparen, wenn sie Rechnungen online oder per Email versenden — denn dann entfallen Druck-, und Portokosten sowie der Gang zur Post. Aber auch große Unternehmen wie Amazon versenden ihre Rechnungen mittlerweile ausschließlich per Email.

Natürlich sollte man die Rechnung nicht kommentarlos verschicken, sondern eine schnell erfassbare Betreffzeile (zum Beispiel „Rechnung Nr. XXX für Ihren Einkauf bei XXX“) sowie einen kurzen Begleittext verfassen.

Kann man eine Rechnung schreiben und wieder löschen?

Fehler sind menschlich. Und darum kann es vorkommen, dass man auch als Startup einmal eine falsche Rechnung ausstellt. Vielleicht hat man sich ja beim Kundennamen vertippt? Oder den Preis versehentlich falsch ausgezeichnet?

In diesem Fall könnte man denken: „Wenn ich eine Rechnung schreiben kann, kann ich sie auch einfach wieder löschen, oder?“ Aber das sollte man auf keinen Fall tun — denn gelöschte Rechnungen hat das Finanzamt nicht gerne.

Die korrekte Vorgehensweise ist: Eine Stornorechnung / Rechnungskorrektur ausstellen, in der man die komplette Rechnung — so wie sie ist — negiert. Im Anschluss stellt man dann erneut eine — diesmal richtige — Rechnung aus und schickt sie dem Kunden gemeinsam mit der Rechnungskorrektur zu.


Zur Autorin

Rechnung schreiben leicht gemacht

Andrea Lackner arbeitet seit 2016 als Buchhaltungsexpertin bei Debitoor, einem Online-Rechnungsprogramm für Startups. Hier unterstützt sie Startups bei allen Fragen zum Thema Rechnungsstellung und Buchhaltung.